É comum no nosso cotidiano nos queixarmos sobre a falta de tempo para realização de atividades. Porém, se você parar para pensar, o tempo é um dos recursos mais democraticamente distribuídos. Todos possuem 24 horas por dia, independente de qualquer coisa. Mesmo assim, é comum reclamarmos da falta de tempo ou nos queixarmos de não aproveitá-lo devidamente.

Um bom gerenciamento do tempo é um fator fundamental no sucesso de projetos, seja em âmbito profissional ou pessoal, pois ele é um recurso não renovável, perecível e que possui um valor monetário. A produtividade nada mais é do que o produto da eficácia pela eficiência, de forma que não é apenas importante atingir o objetivo (eficácia) é preciso otimizar os recursos disponíveis na execução da tarefa (eficiência). Os principais recursos que geralmente se consideram são tempo e dinheiro; porém, como tempo também é dinheiro, percebe-se a importância de um bom gerenciamento deste na execução de qualquer trabalho.     

 Mas como administrar o tempo de forma produtiva? Os estudos e técnicas de gerenciamento apontam três bases para se alcançar essa meta. Estas são:   

Qualquer tarefa a ser executada precisa ser planejada. Por isso é recomendável listar as atividades a serem trabalhadas, de forma a ter em mente o que precisa ser feito. Porém, gerar esta lista e não executá-la só gerará mais ansiedade ao ver o acúmulo de tarefas. É preciso ter foco e vencer a procrastinação que nos impulsiona a deixar as coisas para o último minuto.

Ao realizar a lista, também se deve programar a execução das tarefas, alocando blocos de tempo para execução das mesmas. O princípio de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher o tempo disponível a ser concluído. Por isso, se você determinar que o tempo disponível é uma madrugada, o trabalho ocupará esse tempo, da mesma forma que se você determinar que a conclusão demandará duas semanas. Tudo dependerá do nível de qualidade envolvido no resultado. E esse nível de qualidade irá depender do nível de importância atribuído. Chegamos ao segundo ponto.                                            

2. Ter foco nos assuntos importantes:

Uma tarefa é considerada importante quando está em concordância com nossos objetivos. Logo, nosso tempo será considerado mal utilizado quando nos concentramos em coisas consideradas não essenciais. Um exemplo, se o seu objetivo for estudar para uma prova na próxima segunda e você passa o fim de semana assistindo a filmes ou na internet, seu tempo será considerado (por você mesmo) como mal utilizado. Por outro lado, se o seu objetivo for aproveitar as férias, obviamente assistir aos filmes e navegar na internet reduzirá seu nível de estresse, estando de acordo com seus objetivos e o tempo estará sendo muito bem utilizado. 

No dia-a-dia, por muitas vezes, nos deixamo-nos levar pelos assuntos considerados urgentes (cujos prazos estão próximos, mas que não são necessariamente importantes) ou de rotina ( que não são importantes nem urgentes). Nestes casos, se gasta o tempo em atividades que não condizem aos objetivos, dando a impressão de que não temos tempo.

Para se ter ideia da importância de determinadas tarefas, o principio de Pareto afirma que “para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas”. Fazendo uma analogia com uma empresa, tem-se que grande parte dos rendimentos provém de um pequeno número de clientes (considerados mais importantes), por isso é preciso ter maior atenção com esses clientes e atender suas demandas com alto nível de qualidade.

3. Distribuir o trabalho de forma proporcional:

A distribuição de tempo deve ser proporcional às tarefas importantes. Ou seja, estas devem ter maior espaço de horário do que as urgentes e de rotina, de forma que os objetivos sejam atingidos, gerando satisfação para o indivíduo. Neste momento é interessante agrupar tarefas consideradas semelhantes, ou seja, processar informações similares em lotes. Além disso, as tarefas consideradas importantes devem ocupar o momento de máximo desempenho, ou seja, aquele em que nosso relógio biológico está mais ativo e disposto.

As principais fontes da má utilização do tempo estão na procrastinação, perfeccionismo, interrupções (televisão ligada, lugares tumultuados, telefonemas) e a internet, que entre emails, redes sociais e pesquisas específicas chega a ocupar cerca de horas do nosso dia. Ao deixar que elas dominem o seu tempo, as pessoas tendem a entrar em um círculo vicioso de insatisfação, estresse, tarefas inacabadas, tempo gasto na execução de tarefas inacabadas e consequente falta de tempo na conclusão dos objetivos.

Desta forma, faz-se necessário quantificar como o tempo é utilizado, eliminar pontos de estrangulamento e com base nisso planejar o uso do tempo de forma eficiente, aumentando a produtividade e a satisfação pessoal. Isso obviamente é relativo de cada indivíduo que, dentre outras coisas, deve ter em mente quais são seus objetivos, tarefas e informações sobre o uso de seu tempo e como deseja utilizá-lo.